۱۰ مهارت ارتباطی برتر

توانایی برقراری ارتباط صحیح با مدیران و همکاران یکی از ضروریات است و به حرفه یا صنعت خاصی منحصر نیست؛ بلکه نوعی مهارت ارتباطی است. در دنیای دیجیتال امروزی، کارکنان باید این مهارت ارتباطی را فراگرفته و بدانند چگونه پیغام‌ها را از طریق تلفن، رایانامه و رسانه‌ها به صورت صحیح منتقل و یا دریافت نمایند.

۱۰ مهارت ارتباطی برتر در بازار کار امروز به شرح زیر هستند:

۱- انتخاب وسیله مناسب:

یکی از مهارت‌های مهم ارتباطی، استفاده از ابزار صحیح برقراری ارتباط است؛ به عنوان مثال، بهتر است بعضی مکالمات جدی (مثلا درباره تعدیل نیرو، تغییرات دستمزد و غیره) همواره به صورت رو در رو انجام شوند. همچنین، خصوصیات افرادی که می‌خواهید با آن‌ها وارد صحبت شوید را نیز در نظر بگیرید. اگر آن‌ها افرادی پرمشغله (مثلا رئیس و مدیر) هستند، بهتر است پیغام خود را به صورت رایانامه ارسال نمایید. وقتی به شیوه صحیحی با دیگران ارتباط برقرار شود، آن‌ها از این حُسن برخورد قدردانی کرده و به احتمال بسیار زیاد، واکنش‌ مثبتی نشان خواهند داد.

۲- گوش کردن:

خوب گوش کردن یکی از بهترین روش‌های برقراری ارتباط خوب است. هیچ‌کس دوست ندارد با فردی ارتباط برقرار کند که تنها حرف خود را می‌زند و به سخنان دیگران اهمیت نمی‌دهد. در مقابل، مهارت «گوش دادن فعال» را تمرین کنید. گوش دادن فعال به معنای اهمیت دادن به گفته‌های دیگران، پرسیدن سوال‌های مشخص و بیان مجدد گفتار فرد به صورتی دیگر (مانند «پس منظور شما اینه که….») است تا از درک صحیح، اطمینان حاصل شود. با بهره‌گیری از مهارت گوش دادن فعال، می‌توانید آنچه را که شخص قصد دارد انتقال دهد، درک کرده و پاسخ مناسبی به آن بدهید.

۳-  احترام:

اگر به افراد و ایده‌های آن‌ها احترام بگذارید، آنها تمایل بیشتری به برقراری ارتباط با شما دارند. اعمال ساده‌ای، همچون نام بردن فرد، برقراری ارتباط چشمی و گوش کردن فعال در هنگام صحبت، باعث می‌شود شخص احساس کند از او قدردانی می‌شود. در مکالمات تلفنی، از به‌کارگیری واژگان غیرضروری و حاشیه‌ای اجتناب کنید و تمرکز خود را بر روی مکالمه بگذارید. زمان کافی برای ویرایش رایانامه‌ها صرف کنید؛ زیرا این امر حاکی از احترام شما به او است. از نوشتن نامه‌های بی‌دقت و گیج‌کننده خودداری کنید زیرا مخاطب این احساس را دارد به اندازه کافی به او احترام نگذاشته‌اید و به مکالمات خود فکر نکرده‌اید.

۴-  وضوح و اختصارگویی:

سعی کنید پیام خود را تا حد امکان کوتاه بیان کنید. فرقی ندارد که با آن شخص رو در رو هستید، پشت تلفن صحبت می‌کنید یا می‌خواهید به وی رایانامه بفرستید؛ آن‌چه را که قصد دارید، به صورت خلاصه و مستقیم بیان کنید. اگر دائما گفتار خود را تغییر دهید، شنونده گیج شده و دقیقا آن‌چه را که بیان کرده‌اید درک نمی‌کند. پیش از بیان مقصود خود، به آن فکر کنید. این امر مانع از گفتار بیش از حد یا گیج کردن شنوندگان می‌شود.

۵- اعتماد به نفس:

داشتن اعتماد به نفس در تمامی روابط با دیگران اهمیت زیادی دارد. حس اعتماد به نفس شما، این اطمینان را به سایر کارکنان می‌دهد که به آنچه بیان می‌کنید، اعتقاد داشته و به آن عمل خواهید کرد. بیان حس اعتماد به نفس، تنها با برقراری ارتباط چشمی یا بهره‌گیری از لحن نرم اما راسخ امکان‌پذیر است. بنابراین از بیان عباراتی که حالت سوالی دارند اجتناب کنید. دقت داشته باشید گستاخ یا پرخاشگر به نظر نرسید. مطمئن شوید همواره به دیگران گوش می‌دهید یا با آن‌ها همدردی می‌کنید.

۶-  حس دوستی:

می‌توانید همکاران خود را با لحن دوستانه، پرسیدن سوال‌های شخصی یا یک لبخند به برقراری ارتباط دوستانه و صادقانه تشویق کنید. این مساله در ارتباطات رو در رو یا نوشتاری اهمیت دارد. اگر می‌توانید، رایانامه‌های شخصی به همکاران یا کارمندان بفرستید. یک پیغام کوتاه همچون «امیدوارم همگی آخر هفته خوبی داشته باشید» در آغاز رایانامه‌ها، این احساس را به مخاطب می‌دهد که از او قدردانی شده است.

۷-  همدردی:

درک دیدگاه فرد و احترام به آن (حتی در زمان مخالفت با کارفرما، همکار یا کارمند خود) اهمیت دارد. استفاده از عبارات ساده‌ای نظیر «درک می‌کنم» یا «متوجهم» نشان می‌دهد که به سخنان او گوش داده و به عقاید وی احترام می‌گذارید.

۸-  روشن‌فکری:

مخاطب خوب، کسی است که با فکر باز و انعطاف با دیگران صحبت کند. به جای بیان مستقیم پیام خود، در مقابل دیدگاه دیگران با انعطاف برخورد کنید، به آنها گوش کنید و آنها را درک کنید. اگر خود را مشتاق به برقراری مکالمه نشان دهید، حتی با افرادی که مخالفت دارید، باعث می‌شود مکالمه‌های صادقانه و پربار داشته باشید.

۹- ارتباط غیرکلامی:

زبان بدن، ارتباط چشمی، حرکات دست و لحن، همگی به پیام شما رنگ می‌بخشند. نشستن آرام، با اعتماد به نفس (دست‌های باز و پاهای راحت) و لحن دوستانه، شما را انسانی دوست‌داشتنی و مهربان نشان می‌دهد و دیگران را تشویق می‌کند با آرامش با شما سخن بگویند. ارتباط چشمی نیز در این میان اهمیت دارد. نگاه کردن به چشمان طرف مقابل، به معنای تمرکز بر روی وی و کلام اوست (با این حال، توجه داشته باشید که به او زل نزنید، زیرا باعث می‌شوید که احساس راحتی نکند). در هنگام صحبت کردن، به نشانه‌های غیرکلامی‌اش نیز توجه داشته باشید. نشانه‌های غیرکلامی اغلب حاکی از احساسات واقعی افراد هستند. به عنوان مثال، اگر فرد به چشمان شما نگاه نمی‌کند احتمالا احساس راحتی نمی‌کند یا چیزی را مخفی می‌کند.

۱۰-  بازخورد:

ارسال و دریافت بازخورد مناسب، یک مهارت ارتباطی مهم است. مدیران و ناظران دائما باید بازخورد مثبتی به کارکنان خود بدهند؛ حال می‌خواهد این امر با رایانامه، تماس تلفنی یا به‌روزرسانی هفتگی صفحات اجتماعی باشد. بازخورد دادن به معنای تشویق نیز هست؛ عبارات کوتاهی همچون «از زحمات شما سپاسگزارم» می‌تواند انگیزه او را چند برابر کند. در مقابل، باید پذیرای بازخورد دیگران باشید و حتی آن‌ها را به این کار تشویق کنید. به بازخورد آن‌ها درباره خود گوش دهید. اگر مواردی مبهم است، از آن‌ها سوال‌های مشخص بپرسید و سعی کنید به بازخوردهایی که دریافت کرده‌اید عمل کنید.